学生处、各学院及其他各部门：

大学生档案是学生经过十几年的学习情况、思想政治表现等方面的沉淀，包括高中学籍、高考、入团、入党、入学登记表、毕业生登记表、大学成绩单、体检、综合素质考核等材料，是唯一永久保存、丢失不能补全的档案资料，也是日后政治生涯考核的唯一凭证，对于一个人的发展是弥足珍贵的纸质材料，必须认真的对待毕业生档案的派遣和邮寄。

因疫情、人员变动衔接等因素影响，毕业生档案出现了就业、升学重复派遣，派遣接收档案地址不详，无人接收等情况，也出现了就业工作人员、各学院辅导员、学生本人、其他人代办等情况，造成档案派遣、邮寄秩序混乱，还有学生专升本档案不能及时办理。为了理顺派遣邮寄流程和秩序，特发此通知。望各部门按照通知要求，尽快解决遗留问题：

1、就业科是决策部门，档案室是执行部门，档案室根据就业科的派遣地址邮寄档案。

2、各学院要按照就业办公室的要求，及时准确的提供相应的就业资料，邮寄地址。

3、毕业生档案要按照时间段分批次集中统一邮寄。有派遣证的要求提供：学生姓名、性别、学号、学院、专业班级、生源地、就业单位名称、档案接收单位名称、档案接收详细地址（到门牌号或档案室），档案接收人，接收人联系电话，见附件模板1。档案接收单位为某某市人力资源和社会保障局的，除有以上信息外，还要有毕业时间、学校全称、姓名、性别、身份证号、手机或电话、专业、学历、生源地和派遣单位（见附件模板2）。

4、考研、专升本学生档案的派遣：按照调档函的要求，由各学院将调档函原件收集整理好，并在调档函右上角写好学生姓名、学号、专业班级，同时在调档函上加盖沈阳工业大学辽阳分校毕业生就业专用章，由就业部门审核后统一移交给档案室，集中统一邮寄。同时提供电子邮寄信息，见附件模板3。档案室根据调档函要求，将毕业生档案封装盖章，根据电子档案邮寄信息邮寄，同时填写单号，调档函纸质版和电子邮寄信息存档。

5、其他考取公务员、选调生等需要调取档案的学生，也需要在调档函原件右上角写清姓名、学号、专业班级，同时在调档函上加盖沈阳工业大学辽阳分校毕业生就业专用章，就业部门审核后可以由辅导员到档案室办理，参照附件模板3，档案室根据调档函和电子档案邮寄信息通过邮政EMS或机要邮寄，同时填写单号，调档函纸质版和电子邮寄信息存档。

6、各部门要按照分校教务处教务科（学籍管理科）当年预毕业生名单派遣，严禁派遣未毕业学生档案（延毕、降级等等，未毕业学生没有成绩单）、严禁就业和升学（考研、专升本等）重复派遣。

7、档案邮寄需要提供派遣证白联，装入本人档案；调档函原件存档，移交清单盖章签字，电子档案邮寄信息；档案室永久存档备查。

8、附件模板1、模板2、模板3。

沈阳工业大学辽阳分校档案室

2021年11月16日

附件：模板文件